Знакомо: договор на 40 страниц весит 60 МБ, почтовый сервер отбивает вложение, портал госзакупок принимает максимум 10 МБ, а отправить надо сейчас. Почти всегда виноваты не «страницы», а тяжёлые сканы и неоптимизированные картинки внутри PDF. Разберём, как уменьшить размер файла и не превратить текст в кашу.
Почему PDF такой тяжёлый
Три типичные причины раздувают файл:
- Сканы в полном разрешении. Телефон или МФУ сохраняет каждую страницу как фото 300–600 dpi. Для чтения с экрана хватает 150 dpi — это в 4–10 раз меньше веса.
- Картинки без сжатия. Вставленные PNG/BMP хранятся как есть; перевод в JPEG с разумным качеством убирает мегабайты незаметно для глаза.
- «Мусор» внутри документа. Встроенные шрифты целиком, история правок, эскизы, метаданные, дубли объектов — всё это можно вычистить.
Как сжать PDF в Aris
В десктопном PDF Reader есть функция оптимизации — она проходит по документу и уменьшает размер по всем трём пунктам сразу, сохраняя читаемость:
- Откройте PDF в программе.
- Выберите «Оптимизировать / уменьшить размер».
- Укажите целевое качество: «для экрана» (максимальное сжатие), «для печати» (баланс) или «архив» (минимальные потери).
- Сохраните — рядом появится облегчённая копия, оригинал цел.
Всё считается офлайн, на вашем компьютере. Документ не загружается на чужие зарубежные «PDF-компрессоры», где он может осесть в логах, — это важно для договоров и персональных данных (152-ФЗ).
Сканы: сжать и заодно распознать
Если PDF — это фотографии страниц, одной оптимизацией дело не заканчивается. Запустите встроенный OCR: он добавит текстовый слой, и файл станет не только легче, но и искать по нему можно будет обычным Ctrl+F. Бонус — ИИ сможет ответить на вопросы по такому документу.
Когда «сжать» — не то, что нужно
Иногда проблема не в весе, а в том, что в одном файле лежит лишнее: к договору случайно подшили 20 страниц приложений, которые сейчас не нужны. Тогда правильнее не сжимать, а разделить PDF на части и отправить только нужное. Это и легче, и аккуратнее.
Коротко
Тяжёлый PDF почти всегда лечится оптимизацией изображений + OCR для сканов. Делается это локально, бесплатно и без отправки документа в чужое облако.